Akten und lose Dokumente
Einzugsscanner eignen sich besonders für größere Mengen standardisierter Dokumente. Lose Blattsammlungen, Verträge, klassische Akten und andere Unterlagen können damit schnell und effizient digitalisiert werden.
Archiv digitalisieren: Papierakten, Dokumente und Pläne professionell scannen
VON EINSZUEINS
Papierarchive wachsen über Jahre und enthalten häufig wichtige Informationen: Patientenakten, behördliche Vorgänge, Verträge, technische Zeichnungen, Baupläne oder historische Dokumente. Gleichzeitig benötigen solche Bestände viel Platz und machen die Suche nach einzelnen Unterlagen zeitaufwendig.
Mit einer professionellen Archivdigitalisierung lassen sich umfangreiche Papierbestände systematisch in digitale Dokumente umwandeln. einszueins-digital übernimmt dabei den gesamten Prozess – von der Abholung der Unterlagen über das Scannen und die Texterkennung bis zur strukturierten digitalen Übergabe.
Welche Dokumente lassen sich digitalisieren?
Nicht jedes Archiv besteht aus denselben Dokumenten. Deshalb werden unterschiedliche Scanverfahren eingesetzt, die auf Format, Beschaffenheit und Verwendungszweck der Unterlagen abgestimmt sind.
Archivdigitalisierung mit OCR: Dokumente durchsuchbar machen
Ein digitaler Scan schafft zunächst eine digitale Kopie des ursprünglichen Dokuments. Mit OCR (Optical Character Recognition) kann zusätzlich der enthaltene Text erkannt werden.
Dadurch werden gescannte Dokumente durchsuchbar. Statt einzelne Akten oder Seiten manuell durchsuchen zu müssen, können bestimmte Begriffe direkt über die Suchfunktion gefunden werden.
Das ist insbesondere bei umfangreichen Archiven ein wichtiger Vorteil: Informationen lassen sich schneller auffinden und digitale Dokumente einfacher weiterverarbeiten.
Technische Zeichnungen und Baupläne vektorisieren
Bei technischen Zeichnungen, Bauplänen und Konstruktionsskizzen kann über die reine Digitalisierung hinaus eine Vektorisierung sinnvoll sein.
Dabei werden die Informationen aus einer gescannten Rastergrafik in eine Vektordatei übertragen. So lassen sich digitalisierte Pläne für die weitere Bearbeitung in entsprechenden CAD-Anwendungen nutzen.
Die Vektorisierung eignet sich insbesondere für Bereiche wie Architektur, Planung und Ingenieurwesen, in denen technische Zeichnungen auch nach der Digitalisierung weiterverarbeitet werden sollen.
Strukturierte Daten statt ungeordneter Dateien
Ein digitales Archiv ist nur dann wirklich hilfreich, wenn die Dokumente später schnell wiedergefunden werden können.
Deshalb können die digitalisierten Unterlagen entsprechend den vorgegebenen Strukturen und Namenskonventionen organisiert und indiziert werden.
Mögliche Kriterien sind beispielsweise:
So können die fertigen Dateien passend zu den bestehenden Arbeitsabläufen, Datenbanken oder Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) bereitgestellt werden.
Von der Abholung bis zur digitalen Übergabe
Eine Archivdigitalisierung besteht aus mehr als dem eigentlichen Scanvorgang. Bei größeren Beständen müssen auch Vorbereitung, Transport, Datenübergabe und der Umgang mit den Originalunterlagen berücksichtigt werden.
Auf Wunsch übernimmt einszueins-digital die Abholung der Papierunterlagen direkt am jeweiligen Standort. Anschließend werden die Dokumente digitalisiert, strukturiert und die fertigen Daten verschlüsselt übergeben.
Nach Abschluss des Projekts kann auf Wunsch auch die datenschutzkonforme Vernichtung der Originaldokumente übernommen werden.
Digitalisierung von sensiblen Archiven
Bei Patientenakten, behördlichen Unterlagen, Verträgen und anderen vertraulichen Dokumenten spielt der sichere Umgang mit den Daten eine zentrale Rolle.
Deshalb sollte die Digitalisierung sensibler Papierarchive von Anfang an unter Berücksichtigung der jeweiligen Datenschutzanforderungen geplant werden. Von der Abholung über die Verarbeitung bis zur digitalen Übergabe müssen die einzelnen Schritte entsprechend berücksichtigt werden.
einszueins-digital unterstützt Sie dabei bei der Planung und Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojekts.
Welche Vorteile hat ein digitales Archiv?
Die Digitalisierung eines Papierarchivs kann mehrere Vorteile miteinander verbinden:
Häufige Fragen zur Archivdigitalisierung
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Digitalisiert werden können unter anderem Akten, lose Dokumente, Verträge, Bücher, Register, Urkunden, Baupläne, technische Zeichnungen, Katasterkarten und weitere Großformate.
Können gescannte Dokumente durchsucht werden?
Ja. Durch OCR kann der Text aus gescannten Dokumenten erkannt und für die Volltextsuche verfügbar gemacht werden.
Können auch große Baupläne digitalisiert werden?
Ja. Großformate wie Baupläne, technische Zeichnungen, Katasterkarten und Plakate können entsprechend den jeweiligen Anforderungen digitalisiert werden.
Können technische Zeichnungen bearbeitbar gemacht werden?
Bei geeigneten technischen Zeichnungen und Plänen kann eine Vektorisierung durchgeführt werden. Dabei werden Rastergrafiken in Vektordateien umgewandelt, die anschließend in entsprechenden CAD-Anwendungen weiterverarbeitet werden können.
Wie werden die digitalisierten Dokumente strukturiert?
Die Dateien können nach vorgegebenen Kriterien wie Projektnummern, Datumsangaben, Codierungen oder individuellen Namenskonventionen strukturiert und indiziert werden.
Müssen wir die Unterlagen selbst zum Scanservice bringen?
Nein. Auf Wunsch übernimmt einszueins-digital die Abholung der Papierunterlagen direkt am jeweiligen Standort.
Was passiert mit den Originaldokumenten?
Nach der Digitalisierung können die Originalunterlagen auf Wunsch datenschutzkonform vernichtet werden.
Wie werden die fertigen Daten übergeben?
Die digitalisierten Daten werden verschlüsselt an den Kunden übergeben. Die konkrete Struktur kann dabei an bestehende Arbeitsabläufe, Datenbanken oder Dokumentenmanagement-Systeme angepasst werden.
Archiv digitalisieren lassen
Ob einzelne Dokumentenbestände, umfangreiche Aktenarchive oder großformatige technische Unterlagen:
Eine professionelle Archivdigitalisierung schafft aus umfangreichen Papierbeständen strukturierte digitale Daten.
einszueins-digital begleitet den Prozess von der Abholung und Digitalisierung über OCR, Vektorisierung und Indizierung bis zur digitalen Übergabe.
Wenn Sie Ihr Archiv digitalisieren möchten, können Sie gemeinsam mit einszueins-digital die passende Vorgehensweise für Ihren Dokumentenbestand planen.
