VON EINSZUEINS

Planschränke voller Zeichnungen, Blaupausen, Dokumente und Papierrollen. Endlose Reihen Aktenordner. Was tun mit den Massen an Papier, wenn Keller und Archive zu klein geworden sind?

Digitalisieren zum Beispiel. Papier gehört seit beinahe zweitausend Jahren zu den wichtigsten Speichermedien für Informationen aller Art. Dank leistungsfähiger Computertechnik können wir heute große Mengen an Informationen weitaus effizienter lagern und verwalten. Durch simples Einscannen von Dokumenten wird Platz geschaffen. Aber nicht nur das. Moderne digitale Archivierung hat eine Reihe Vorteile. Zum einen sind die Dokumente geschützt bei Wasserschäden und Bränden oder vor Verlust bei Umzug, Umbau und anderen Veränderungen. Sicherungskopien ermöglichen die uneingeschränkte Wiederherstellbarkeit und Vervielfältigung wertvoller Informationen. Und: Digitale Daten können so abgespeichert werden, dass konkrete Dokumente jederzeit wieder auffindbar sind.

Scannen – speichern – indizieren

Der erste Arbeitsschritt ist immer das Einscannen. Die wörtliche Übersetzung von scannen lautet abtasten, nämlich das Abtasten, also Erfassen von Vorlagen. Hierfür eigenen sich Einzugsscanner, Flachbettscanner und Dokumentenscanner, die je nach Art und Menge der Dokumente Vor- und Nachteile haben.

Einzugsscanner:

Hiermit können Dokumente oder Pläne bis zu einer Größe von DIN A0 plus Übergröße digital erfasst werden. Ein Einzugsscanner funktioniert ähnlich wie ein Faxgerät. Die Vorlagen werden über Rollen in einen Schlitz eingezogen und an lichtempfindlichen Sensoren entlang geführt. Je nach gewählter Auflösung und Scanqualität geht der Vorgang schnell oder langsamer. Nachteile: Es lassen sich ausschließlich Einzeldokumente wie z.B. lose Papierblätter scannen. Das Scannen höherer Vorlagen oder gebundener Dokumente wie Bücher ist nicht möglich. Jedes Dokument muss frei von Metallteilen sein, um den Scanner nicht zu beschädigen.

Flachbettscanner:

Hier wird die Vorlage auf eine Glasplatte gelegt. Darunter fährt die Beleuchtungs- und Abtasteinheit entlang, tastet das Dokument ab und erzeugt ein Bild davon. Flachbettscanner erreichen eine sehr hohe Auflösung. Da die Vorlage beim Scannen nicht berührt wird, arbeiten sie sehr schonend. Auch gebundene Dokumente wie Akten, Bücher oder Zeitschriften lassen sich scannen.

Nachteile: Flachbettscanner arbeiten sehr langsam. Sie eignen sich nicht, um große Mengen Papier zu digitalisieren. Ein Buch beispielsweise muss Seite für Seite per Hand aufgelegt werden, was sehr viel Zeit benötigt und damit teuer ist. Für wertvolle historische Schriftstücke oder empfindliche Pläne ist dies aber die beste und oft die einzige Möglichkeit zur Digitalisierung.

Dokumenten-Scanner:

Für Dokumente bis DIN A3 sind sogenannte Dokumentenscanner optimal. Sie funktionieren wie Einzugsscanner, können aber große Mengen bedruckter Blätter automatisch verarbeiten, noch dazu in kurzer Zeit. Blatt für Blatt wird selbständig vom Gerät eingezogen und als einzelne Datei gescannt. Je nach Modell können das zwischen 50 bis 1.000 Seiten Papier sein. Zusätzlich können die meisten Dokumentenscanner gleichzeitig die Vorder- und Rückseite einer Vorlage abtasten. So werden große Mengen an Papier schnell in den Computer eingelesen und gespeichert. Die meisten Dokumentenscanner arbeiten mit einer zusätzlichen Software, mit der die Scanergebnisse weiterbearbeitet und optimiert werden können.

Das i-Tüpfelchen: die Indizierung

Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden sehr viele Dateien erzeugt. Schon vor dem Scannen sollte eine Form der Dateibenennung überlegt werden. Das Verb indizieren entstammt dem lateinischen Begriff indicare und bedeutet so viel wie anzeigen oder erkennen. Dateinamen sollten also so ausgesucht werden, dass sie bestimmte Information über das zu scannende Dokument anzeigen bzw. erkennen lassen. Welche das sind, ist abhängig von den Inhalten und der Art der Verwendung.

Reicht es aus, die Scans z.B. lediglich durchzunummerieren? Sind eventuell unterschiedliche Kapitel oder Überschriften in den Dateinamen sinnvoll für die Zuordnung? Müssen bei der Archivierung von Planmaterial die genauen Plan-Bezeichnungen, Zeichnungsnummern oder Bauteile in die Benennung einfließen? Eine gut durchdachte Indizierung, also Namensgebung und Anzeige der Dateien erleichtert das Ordnen und das spätere Auffinden ganz konkreter Inhalte.

Fazit: Papier-Dokumente können platz- und zeitsparend in digitaler Form archiviert werden. Digitale Archivierung schafft Freiraum, Sicherheit und Struktur in großen Dokumenten-Beständen. Die Speicherung von Dokumenten jeglicher Art als Dateien ist mittlerweile auf vielen Medien möglich. CD, DVD, USB, hausinterne Server oder auch externe Cloudanbieter liefern Lösungen, um Informationen sicher und langfristig zu verwalten.